Gestión del Tiempo y Productividad 1:1
Primera sesión intensiva para organizar tu tiempo, enfocarte y producir mejor sin quemarte
🎯 Objetivo Principal
Ayudar al cliente a diseñar un sistema simple y sostenible de gestión del tiempo (prioridades, bloques de enfoque y rituales) para lograr avances visibles en una meta real esta semana.
Objetivos Específicos:
- Claridad: Definir prioridades y resultados clave (OKRs personales o metas semanales).
- Planificación: Aplicar timeboxing, calendar blocking y listas de enfoque diario.
- Foco: Diseñar bloques de alto rendimiento y regla anti-multitarea.
- Energía: Mapear ritmos personales (picos y valles) y rituales de arranque/cierre.
- Defensa del tiempo: Manejar interrupciones, reuniones y límites saludables.
- Seguimiento: Establecer métricas de progreso y una cadencia de revisión.
📋 Materiales Necesarios
Urgente vs Importante
Sesiones de enfoque y descansos
Bloques en calendario
Picos, valles y micro-rituales
Top 3 y tareas clave
Por hacer, En curso, Hecho
⏰ Cronograma Detallado (60 minutos)
Check-in y Contexto
Alinear expectativas, caso real y objetivo de productividad (proyecto, estudio, hábitos, trabajo).
Diagnóstico de Hábitos
Explorar uso del tiempo, interrupciones, multitarea, picos de energía y backlog. Identificar 1–2 palancas.
Fundamentos Express
Repaso práctico: Eisenhower, Pareto 80/20, timeboxing, monotarea, batching y límites de calendario.
Diseño de Semana Ideal
Definir resultados clave. Mapear bloques de enfoque, reuniones, buffers y rituales de arranque/cierre.
Práctica Ronda 1: Plan Diario
Construir Top 3, lista de tareas y secuencia. Estimar tiempos y asignar Pomodoros.
Práctica Ronda 2: Obstáculos y Distracciones
Role-play de interrupciones, solicitudes ad-hoc y límites. Preparar guiones de defensa del tiempo.
Debrief y Plan de Acción
Definir métricas (p. ej., Pomodoros completados, % Top 3 logrado) y ritual de revisión diaria/seminal.
🎭 Roles y Responsabilidades
👨💼 Rol del Coach
- Arquitecto: Diseñar el sistema mínimo viable de organización.
- Espejo: Señalar fugas de tiempo y sesgos de estimación.
- Entrenador: Enseñar técnicas de foco y defensa del tiempo.
- Sparring: Simular interrupciones y negociaciones de agenda.
- Accountability: Acordar métricas y revisiones.
🎯 Rol del Cliente
- Explorador/a: Aportar datos reales de su semana y prioridades.
- Diseñador/a: Adaptar el sistema a su contexto y energía.
- Practicante: Probar bloques, Pomodoros y rituales.
- Defensor/a del tiempo: Poner límites y renegociar con claridad.
- Aprendiz continuo: Medir, iterar y simplificar.
❓ Banco de Preguntas por Ronda
🔥 Calentamiento (Elige 1)
- «Si esta sesión fuera un éxito, ¿qué avance concreto verías esta semana?»
- «¿Qué te roba más tiempo: interrupciones, reuniones o dispersión?»
- «¿Qué te funcionó antes para enfocarte y por qué lo dejaste?»
- «¿Qué meta te ilusiona y no avanza por falta de tiempo?»
🧠 Diagnóstico/Diseño (Elige 2–3)
- «¿Cuáles son tus 3 prioridades reales de esta semana y cómo se ven en el calendario?»
- «¿En qué franjas de tiempo rindes mejor y cuáles evitarías para trabajo profundo?»
- «¿Qué tareas puedes agrupar (batching) para reducir cambios de contexto?»
- «Si solo pudieras lograr una cosa hoy, ¿cuál sería y qué bloque le asignas?»
- «¿Qué límites necesitas poner para proteger tus bloques de enfoque?»
🗣️ Plan Diario y Foco (Elige 2)
- «¿Cuál es tu Top 3 de hoy y cómo sabrás que está ‘hecho’?»
- «¿Cómo dividirías esta tarea grande en Pomodoros accionables?»
- «¿Qué disparador usarás para empezar sin fricción (ritual de 2 minutos)?»
- «¿Qué harás cuando llegue una interrupción no planificada?»
⚖️ Obstáculos y Distracciones (Elige 2)
- «Si te piden algo urgente, ¿cómo lo renegocias sin perder el foco?»
- «¿Qué barreras puedes quitar ahora mismo (notificaciones, pestañas, entorno)?»
- «¿Qué política personal aplicarás para reuniones opcionales o sin agenda?»
- «¿Cómo te recuperarás de un desvío de plan a mitad del día?»
🚀 Cierre y Seguimiento (Elige 2)
- «¿Qué indicadores seguirás a diario y semanalmente?»
- «¿Cuál es tu compromiso mínimo de práctica para la próxima semana?»
- «¿Qué revisarás y ajustarás en tu próximo weekly review?»
- «¿Qué apoyo o automatización facilitaría mantener el sistema simple?»
🎭 Modos de Coaching del Coach
🤝 Empático (Calentamiento)
Comportamiento: Escucha activa, reduce la culpa, normaliza recaídas.
Lenguaje corporal: Abierto, pausado, validante.
Objetivo: Seguridad psicológica y foco.
🔍 Analítico (Diseño)
Comportamiento: Prioriza con 80/20, define bloques y rituales.
Lenguaje corporal: Preciso, esquemático, orientado a datos.
Objetivo: Sistema simple y ejecutable.
👔 Directivo-Práctico (Práctica)
Comportamiento: Marca ritmo, simula interrupciones, pide concreción.
Lenguaje corporal: Claro, enérgico, orientado a acción.
Objetivo: Flujo realista y defensa del tiempo.
🔥 Retador (Cierre)
Comportamiento: Sube el estándar, elimina lo no esencial, protege buffers.
Lenguaje corporal: Firme, respetuoso, desafiante.
Objetivo: Compromiso y seguimiento.
📊 Framework de Feedback y Progreso
🎯 GROW + Métricas (2–3 min por bloque)
Usar tras cada práctica para ajustar plan, foco y defensa del tiempo.
1. Goal (15–30 seg)
«¿Qué querías lograr con este bloque (avanzar X / despejar Y / proteger Z)?»
2. Reality (45–60 seg)
«Bloque planificado de 50 min; completaste 35 por interrupción. ¿Qué la provocó y cómo te sentiste?»
3. Options (45 seg)
«¿Qué alternativas ves? (renegociar, reagendar, split en Pomodoros, checklist de arranque)»
4. Will/Way Forward (45 seg)
«¿Qué harás distinto mañana y cómo lo medirás? (p. ej., 4 Pomodoros de trabajo profundo)»
✨ Indicadores a Observar
- Prioridades claras: Top 3 definido y visible.
- Foco: Bloques de monotarea completados.
- Energía: Uso de picos para trabajo profundo.
- Defensa del tiempo: Renegocia, dice no, límites en reuniones.
- Progreso: Tareas moviéndose en el Kanban.
- Revisión: Check-in diario y weekly review consistentes.
📝 Scripts y Frases Clave
🎬 Apertura
«Para que esta sesión te sume al máximo, definamos 1–2 resultados visibles para esta semana. ¿Qué avance te haría decir que valió la pena?»
🎯 Priorización (Eisenhower)
«Esto es importante pero no urgente. Lo calendarizo hoy. Esto es urgente pero poco importante: lo delego o pongo un límite claro.»
⏱️ Timeboxing
«Bloquearé 2 Pomodoros para el borrador y 1 para revisión. Si no termino, reagendo sin invadir otro bloque crítico.»
🧱 Manejo de interrupciones
«Ahora estoy en un bloque de enfoque. ¿Te parece si lo vemos a las 15:30 o me dejas un resumen por chat y lo reviso en mi siguiente bloque?»
✅ Cierre con próximos pasos
«Hoy quedamos en [Top 3 + bloques]. Mañana a las 8:30 hago revisión rápida y ajusto. El viernes hago weekly review y mido [métrica].»
⚠️ Señales de Alerta y Ajustes
🚨 Riesgo de Multitarea
- Señales: Muchas pestañas abiertas, cambios de tarea frecuentes, notificaciones constantes.
- Ajuste: Modo avión, lista parking, regla de pestañas, batch de comunicaciones.
🚨 Procrastinación
- Señales: Tareas que se arrastran, perfeccionismo, inicio difícil.
- Ajuste: Regla de 2 minutos, dividir en micro-pasos, definir ‘hecho’.
✅ Flujo y Enfoque
- Señales: Bloques completos, sensación de avance, menos estrés.
- Acción: Mantener rituales, proteger buffers, revisar y simplificar.